RPAを活用した業務の効率化 ~導入プロセスとよくある課題を事例で紹介~

人事

2019年09月12日(木)掲載

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昨今、大変な勢いで「RPA」という言葉が世の中に浸透しつつありますが、業種を問わず人手不足への対応として、自動化・業務効率化を図り、導入を検討されている企業様も多いかと存じます。

ご存知の通り、RPAとは(ロボティクス・プロセス・オートメーション)の略であり、パソコンの中に仮想のロボット(プログラム)を動作させて、人が行っていた事務作業や単純作業などを自動化する仕組みのことを言いますが、華やかなデモンストレーション動画を見ると「何でも自動化できる」と万能なイメージを持ってしまいます。

しかし、RPAで出来ることとできないこと、どのようにすれば有効に活用できるのかといった部分に対してしっかりと理解を深めないと、後々無駄な投資になることもあります。

まずは、どのように進めていくかという企業のロードマップの明確化が重要であり、ツール選定や導入順序などは焦らずに正しい考え方と正しい順番で業務自動化・効率化を進めていくことが大切だと思います。

RPA導入プロセス ~ツール選定とシステム導入~ 

RPAのツール選定で一番重要なことは、(本末転倒かもしれませんが)「本当にRPAツールを導入する必要があるかどうかを徹底検証すること」だと思います。

実はRPA導入に失敗されている企業様で見受けられるのが、「開発目的で導入をしたが難しくて使ってない」「開発者が退職してしまった」「途中からRPAロボ開発をベンダーに委託したが、コストが高くコストダウンにならない」など、ツールの機能や価格ばかりに気を取られてしまい、『優れたRPAツールの導入が目的』になる企業様が非常に多いと感じます。

RPAツールはHTMLタグやUIタグなど、情報取得に苦労することがなく、また、既存システムを一切変更しなくても導入が可能という利便性と安心感から、いつの間にか素晴らしいRPAツールの導入に満足をしてしまい、結果的に本来果たすべき「業務自動化や業務効率化」が実現できていないケースが多くみられます。その結果、著者へ相談を頂くことも近年増えてきました。

経験上、お客様にRPAの導入ご相談を受けると、必要なのはRPAではなく、ITツール導入とプロセス改善で解決ができたり、スクラッチのシステム開発での解決や、極論ExcelVBA(マクロ)で解決できてしまうことも非常に多いのです。

もちろん、RPAツールを導入したほうが良いケースもありますので、その時はトータルの運用コストが安く済むものをお勧めしています。一例を挙げれば、ライセンス価格だけでなく、ベンダーへ委託した場合の費用、実行ライセンスの形態(ノードロック方式かフローティング方式か)など、コスト削減への検討ポイントは多岐にわたります。

では、実際にRPAツールの選定が終わり、実際の導入フェーズになった場合ですが、このフェーズでもいくつか注意しておくべきことがあります。

それは、『現在の業務フロー(プロセス)のまま自動化処理を実装しない』ということです。

これも多くの企業様で見受けられるのですが、『その業務プロセスは本当に必要なのか?』という観点で見たときに、業務の川上を辿っていくと、「そもそも何でこの業務やっているのか?」という根本に行きつくことが少なくありません。

例えば、紙のデータのシステム転記などは、紙ではなくデータで取得できるケースも多く、Excelのピボットテーブルとマクロ記録をつかって自動化ができたこともあります。

また、資金力のある企業様では、紙のデータ(PCの活字データ)をWEBシステムなどに自動エントリーする場合に、OCRを導入されているところも多くありますが、その業務が今のままで正しいのかという観点から入り、業務プロセスを見直しとデータ取得をひと工夫するだけで、そもそもOCRのような技術が不要になるケースが本当に多くあります。

検証をして、業務自動化や業務効率化に適したプロセス改善をしっかりと行うことが必要であり、その上で自動化に不足している部分をRPAで補う、これが業務自動化・業務効率化への正しいアプローチだと思っています。

RPA導入プロセス ~運用と定着~ 

ツール選定をし、業務プロセスもしっかり見直しをして、実際にRPAでロボットを動かすことができると、RPAロボットの運用については比較的安定したものになると思います。
それでもRPAの運用フェーズで一番問題となるケースは、

①ロボットが安定して動かない
②ロボットが止まってしまった場合のリカバリールールが決まっていない
③止まってしまった場合にベンダーしかリスタートできない

といったことです。

まず①についてですが、安定して動かないロボットである時点で『かなり無理なつくりをしている』ケースがほとんどです。自動化処理の中身をみると、極端に条件分岐が多い、画像判定ロジックが極めて複雑であるなどと、思ってもみないようなことをしているロボットが多く見られます。そのような場合は、再度業務プロセスとロボットの定義を見直す必要があると思います。

②に関する相談も多いのですが、導入企業様が「RPAは万能である」と勘違いをされているケースがあります。基本的に、人間の単純作業のサポートがRPAです。RPAは『必ず止まるもの』という概念の元運用ルールを作成することで、必然的にリカバリールールも決まってきます。

③のRPAが止まってしまった場合に、ベンダーに問い合わせないとリスタートができないというケースは、ベンダーに頼りきりの場合が多いです。ロボットの開発自体はできなくても、運用はご自身でできるはずですので、出来上がったロボットの運用テストを導入企業様が主体となって行うという意識を強くもっていれば、このようなケースも未然に防げると思います。

上記のような意識改革を行えれば、運用開始後にRPAの強みである「作業精度」を最大限に活かせるでしょう。特に、いわゆるルーティンワークでは、長時間労働による集中力の低下もなく、人為的ミスのチェックは必要がなくなるため、絶大な効果が期待できます。

一度導入をしたRPAロボットが安定して動き、定着し始めると、今までとは比べ物にならないほど、社内の生産性が劇的に上がります。実際に私がご支援している企業様では、ある自動化ロボットの月間連続稼働時間が400時間(月間トータル600時間以上稼働)というロボットも存在します。人に換算すると4人分ほどです。

もちろん多くのルーティン業務がある大企業のほうが効果も大きいのですが、従業員100名以下の中小企業でも、『業務プロセス改善+自動化ロボット』をしっかり検討・導入し定着させることで、月間100時間程度は確実に削減できています。

このような削減効果が出てきたときにおこなっていただきたいこと、気をつけていただきたいこととして、私がお客様へお願いしていることが2つあります。

① バックオフィスの人員の空いた時間を「さらに企業の付加価値を生むための仕事に向けていただくこと
②RPAツールの運用コストの算出(ツールだけでなく人件費も含め)をしていただくことです。


①は自動化がうまくいき、4名で作業していたところを2名でできるようになりましたら、2名の方は退職するのではなく、さらなる付加価値を生む業務に集中していただくようにお願いしています。

例えば、そのような方々が行ってくれる「補助金や助成金の獲得」一つとっても企業にとっては純粋な利益になりますし、空いた2名が次の業務プロセス改善に取り組むということも可能です。今度、ますます人手不足が深刻になりますので、大切な従業員が単純作業から解放されたら、さらに付加価値を生む仕事に着任してもらうとよいと思います。

② については、RPAが定着して動いてきたら、再度RPAツール+運用コストのトータルコストと削減費用のROIを算出することです。自動化は上手くいっていても、RPAツールのライセンス費用や運用人件費にコストがかかりすぎていてはせっかくの導入も意味がありません。しっかりと投資対効果を算出して見直すことが重要です。

必要に応じて、一部分をRPAからスクラッチのシステムに置き換えるなど、コスト削減の方法も検討する必要があると思います。すべてをRPAで運用する必要はなく、必要な部分は後々システム開発で置き換えることも検討すべきだと思います。

RPAロボットが定着して動いてきたら、バックオフィス業務は基本的に長期視点で「人のチェックのみで済むように自動システム化していく」ことを目標にすると、人手不足に左右されない事業運営が可能になると思います。必ず業務自動化できる次のプロセス改善目標をみつけてトライすることの繰り返しで、企業様のバックオフィスがより強固なものに変貌していくと確信しています。

今後のバックオフィスの業務効率化

『3年後、5年後のテクノロジーやツールはどのようになるか』

向こう3年から5年でITサービスやテクノロジーで想定されることはClass2型(AI搭載型)のRPAがかなり浸透してくると思います。現在のRPAツールはClass1型で、ルール化したものを、ルール通りに実行するというロボットですが、Class2型のPRAツールは『ルール化したものを、ルール通りに実行する+AIがルールを学習データとして蓄積し自動化支援を行う』というものになります。

既に一部のRPAメーカーではAI連携したClass2型のRPAツールも搭載されてきていますが、5年以内にはこれからClass2型のRPAが一般企業にも浸透していくと思います。

RPAツールに無理やりAIを搭載する必要はありませんが、自社の業務プロセス改善と外部AIサービスをいかに連携させるのかという部分にフォーカスしておくとよいのではないでしょうか。

日本全体として少し気になることが、実は「この先向こう10年で数百万人レベルの生産年齢人口がいなくなる」ことが、政府の統計データから予想されていることです。

企業として先々を考えていく上で、目指すは「バックオフィスの完全自動化」もしくは「バックオフィスの完全アウトソース」だと思います。そうでなければ、今後人口が減少するのに伴い、企業のバックオフィス業務は耐えられなくなると思います。

各々の企業が各々のバックオフィス機能を持っていること自体が、日本全体にとって生産性を下げる可能性があり、自社でバックオフィス業務を維持できない企業は、逆にバックオフィス業務を自動化できている企業に自社の業務をアウトソースするということも今後は頻繁に起こるのではないかと予測しています。

もちろん、いま直ぐに業務の完全自動化をすることは難しいですが、5年後には「バックオフィス業務は80%の自動化を目指す」というビジョンをもち、次の自動化、次のプロセス改善、と取り組まれていくことが、将来的に企業様のトータルな利益や企業価値を上げると思います。

バックオフィス=コストの時代からバックオフィス=プロフィットの時代はもうすぐそこまで来ていると思いますし、究極の人出不足時代に突入する日本にとって、ある意味では非常にチャンスでも捉えられるのではないでしょうか。

RPA導入にプロフェッショナルの知見を活用するメリット

RPAツールや業務自動化ひとつとっても日進月歩で、各企業の情報システム部門だけでIT武装を行うにはかなりの負荷がかかり、IT人材を自社で抱えること自体も今後は非常に難しくなると思います。

そのような意味でも、外部の専門家の力を活用する手法がこれからの時代には合っていると思います。逆に、そのほうが企業様にとって圧倒的に効率的であり、さらにITベンダーからの見積金額への抑止力という意味でも、外部の専門家が1名いることで妥当性チェックができます。


もちろん、情報システム部門がない企業様も存在しますので、「IT情報戦略室」のような位置づけで専門家の知見を活用されることも良いと思います。

ライター鍋嶋 正孝氏

ソフトウェアの開発エンジニアとしてキャリアをスタート。ソフトウェア開発会社の立上げを経て、2006年にエンザントレイズ株式会社を起業。業務自動化ソリューションを軸に、バックオフィスの業務効率化やRPA導入支援を行っている。

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