最適なBIツールを導入・活用するためには?

システム

2021年06月11日(金)掲載

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総務省が2020年に発表したレポートよると、データ活用をなんらかのビジネスシーンで利用している比率は、大企業で90.9%、中小企業で55.6%と、いずれも半数を超えています。

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出典:「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究(2020)」(総務省)

企業規模や業種に限らず、当たり前のようにデータ活用を事業活動に取り入れている状況がグラフから見て取れます。

ただ、データ活用の重要性や扱うデータ量が増した分、Excelでの分析・加工作業に限界を感じている企業担当者も多いのではないでしょうか。

その際に有効的なのが、BIツールの導入です。BIツールは今や、ビッグデータの活用基盤として、欠かせない存在になっています。

この記事では、BIツールの概要・導入メリットからはじまり、導入時の比較検討事項、成功事例に共通するポイントなどについて、順を追ってご紹介します。

BIツールとは

BIとは「Business Inteligence(ビジネス・インテリジェンス)」の略で、ビジネス上でのデータの蓄積・分析・加工をスムーズに行い、経営上の意思決定などに役立てる技術や手法を指しています。

この概念をシステム上で実現しようとするのがBIツールであり、以下がBIツール導入における主なメリットとなります。

社内データの集約化

他部署の作成データや異なる形式のデータなど、社内データを一ヶ所に集約できるのは、BIツール導入のメリットの一つです。「部署毎にデータが点在していて、まとめるだけでも一苦労」、そんなお悩みを抱える企業に、BIツールは効果的であるといえます。

レポート工数の削減

BIツールのレポート出力とデザイン機能を活用すれば、分析データを視認性の高い表やブラフに瞬時に加工できます。これまで多くの時間を割いていたExcelでのレポート作成が短時間で行えるため、大幅な工数削減が可能です。

迅速な経営判断に有効的

BIツールは、営業や販売など、多岐に渡る膨大なデータを効率的に分析できることから、経営者や事業責任者の意思決定をサポートします。中にはモバイルデバイス経由で分析データを確認できるBIツールもあり、より迅速な経営判断にも効果を発揮します。

POINT

・BIツール導入のメリットに、社内データの集約化とレポート工数の削減がある
・効果的にBIツールを用いることで、より迅速に経営判断を行うことが可能

BIツール導入時に比較するべき点

ベンダーによって、提供する製品や機能の特徴が異なるため、導入メリットも同一ではありません。そのため、以下のポイントに沿って適切に比較検討した上で、自社の環境に合ったツールを選択する必要があります。

無料か有料なのか

BIツールには、無料で使用できる製品もありますが、有料製品と比べると機能制限が多く、操作性も低下するため、導入メリットは限定されます。クラウド機能を希望する場合、一般的に有料契約が必要になるのが、その一例です。
初めてBIツールを導入する場合、まずは無料製品を使い、「BIツールとはどういったものか」、理解を深めるのがいいでしょう。一度、使用感を掴んだ上で有料ツールを検討することで、より自社に合った製品を選択しやすくなります。

試用期間があるのか

気になるBIツールがあれば、試用期間を設けているか否か確認するのも一つの手です。分析結果の表示画面やインターフェースが納得いくものであるかどうかは、使用してみないことにはわかりません。
ホームページなどの情報だけでなく、複数のBIツールを同時に試してみるのが得策でしょう。「なにができて、なにができないのか」「導入目的を叶えることができるのか」、自信を持って導入するための判断材料を揃えることを、おすすめします。

データの連携が可能なのか

大切なのは、自社の既存システム環境を考慮し、接続・連携可能なBIツールを選ぶことです。BIツールの導入に際し、既存の顧客管理システムやマーケティングツールとの連携を図ることで、より効果的なデータ活用が実現できます。

サポートが充実しているのか

当然ですが、製品が異なると、機能や操作性だけでなくサポート内容も変わります。BIツールを円滑に安心して長期間利用するためには、サポート内容の比較検討も不可欠です。特に初めてのBIツールの導入で不安を抱えている場合は、導入から運用、定着まで手厚いサポートがある製品・サービスを選びましょう。

課題解決に適した機能があるのか

どんなに前述のポイントを押さえていても、こちらが疎かになれば本末転倒。機能の豊富さよりも、自社の課題解決に適した機能があるか、注視することが比較検討時には最も大切です。ページデザインがお洒落など表面的な特徴に捉われず、BIツールの検討を進めましょう。

POINT

・実際の使用感と併せ、既存システムとの連携やサポート体制の確認も重要である
・自社の課題に適した機能があるかは、ツール選定の際に最も大切な確認事項である

BIツール導入の成功事例に共通するポイント

導入の目的を明確にする

BIツールは、単に導入しただけで、データ分析から経営の最適化までが自然に行われるものではありません。そのため、導入に際しては、なんのためにデータを活用するのか、予め経営陣や現場部門と綿密に話し合い、導入目的を明確にする必要があります。その作業を怠ると、課題に適したツールを導入できないだけでなく、導入後の効果測定も不可能です。

誰が使用するかも明確にする

BIツールの導入においては、データを分析する部署と分析結果を活用する部署が異なることが想定されます。「誰が(どの部署が)」が曖昧なまま導入を進めてしまうと、実際の利用シーンで現場社員が使いづらさを感じ、導入失敗につながる恐れがあります。
そのため、誰が使用するのかについても、明らかにする必要があります。

小規模で導入を進める

混乱を生じるリスクを抑えるためにも、全社でBIツールを導入するのではなく、部署やチーム毎に導入を進めるスモールスタートが効果的です。
導入規模が小さければ、仮にツールが自社に適さない場合でも、大きな影響を受けずに済みます。他事業でも活用できるかなど、BIツールのポテンシャルを確認しながら、徐々に組織全体への導入を検討しましょう。

POINT

・ツール導入の目的を明確にすることが大切である
・ツールを使用する部門や人が不明確な場合、導入失敗の要因になりかえない
・初めから全社導入することはリスクが大きいため、スモールスタートがおすすめ

BIツールの活用は難しい?

BIツールの導入自体は簡単ですが、経営課題の解決に向け、ツールを最大限活用するのは容易ではありません。なぜなら、BIツールの活用には、情報システムだけでなく、データ分析やマーケティングなど、高いリテラシー(情報活用能力)を持った人材が必要になるからです。

ただし、そのような人材は市場で圧倒的に不足しています。総務省の「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究(2020)」によると、データ分析が専門でない人材がデータ分析業務を担っている比率は、中小企業で50.6%、大企業でも44.7%との調査結果もあり、専門人材が不足していることがわかります。

また以下は、企業規模・業種別に「データの分析手法」をまとめた、総務省発表のグラフです。

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出典:「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究(2020)」(総務省)

企業規模・業種問わず、データの閲覧と集計が約7割を占めている一方、「統計的な分析」まで実施している比率は大企業で60.1%、中小企業で30.1%と大きな差があることから、企業課題の解決に向けたデータ活用は、相応の資金と高度な専門知識を持った人材が必要であることが読み取れます。

POINT

・BIツールの活用には、分析やアウトプットなど、高いリテラシーが必要
・統計的な分析まで行えている企業は全体で半数以下と、まだ浸透には至っていない

最適なBIツールを導入・活用するためには

BIツールの導入及び活用には、情報システム・データ分析・マーケティングなど多領域を横断した経験や知識が必要です。これらを備えた人材は市場で不足しているため、中途採用での解決を図ると、多大な労力とコストを要します。

その際の効果的なソリューションが、BIツール導入の知識や経験のある専門家の活用です。当社の顧問活用サービス「i-common」には、BIツールの導入プロジェクトに関わったことのある経験豊富な専門家が多数登録しています。

詳しい事例はこちら:https://i-common.jp/casestudy/trendmicro/

貴社の経営課題の解決に尽力できる専門家が、最適なBIツールの導入・活用を支援いたします。また、専門家は必要な期間とタイミングで活用できるため、採用コストの削減と柔軟な体制構築にも効果を発揮します。

最適なBIツールを導入・活用したいとお考えの方は、ぜひ一度、ご相談ください。

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